Los reportes en la gestión del condominio son estructuras de información presentadas de distintas maneras (numéricas, dictámenes, fotográficas o audios y videos) para no solamente cumplir con el deber formal que tienen los administradores o juntas de condominios, según lo establecido en el artículo 20 de las Ley de Propiedad Horizontal y el artículo 1.694 del Código Civil Venezolano, sino que son la clave para poder presentar un proceso de administración o de gestión de forma transparente, generando así la confianza en la comunidad de copropietarios.
Lo que nosotros llamamos la “batería de reportes” debe estar claramente contenido en el contrato de administración entre la junta de condominio (mandataria de la asamblea) y el ente administrador, quien también es un mandatario nombrado por la asamblea de copropietarios. De esta forma, la obligación legal de rendir cuenta de todas las operaciones por parte del mandatario, se llena de contenido; de estructura; de procedimientos que se realizarán en tiempos determinados y que podrán ser supervisados por las partes interesadas mediante las listas de comprobación para cada tarea administrativa u operativa, para derivar en los índices de gestión, que servirán a la postre, para conocer cuan eficiente ha sido el administrador o la junta de condominio en determinado período. Sólo así, con parámetros claramente definidos se tendrá la posibilidad no sólo de supervisar, controlar y vigilar a estos mandatarios, sino que se le dará a la asamblea de propietarios una herramienta objetiva para tomar decisiones a la hora de ratificarles o revocarles su mandato.
Ponemos a su disposición nuestro material de apoyo sobre los reportes, corregido y actualizado a la fecha del 21 de marzo de 2020, como herramienta de entrenamiento para quienes se dedican a la noble labor de administrar condominios y velar por la mejor calidad de vida de los copropietarios.
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Atentamente, les saluda, Rafael Ángel Viso Ingenuo (Inpreabogado: 40.236)
Los Reportes de la Junta de Condominio; de las Administradoras o Gerentes Operativos y Administrativos del inmueble
Material de Apoyo de Asesorías Pro Condominios, C.A.
Caracas, 21 de marzo de 2020
Por: Rafael Ángel Viso Ingenuo
La misión de la Junta y el Administrador: deber de información sobre todos los asuntos del inmueble
Reportes que debe hacer la Junta cuando ejerce las funciones del administrador
Los reportes a los propietarios que derivan del cumplimiento del artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal de Venezuela
Reporte sobre el la obligación de cuidar y vigilar las cosas comunes:
Objetivo general: diseñar una serie de tablas o formatos que identifiquen o describan todas las áreas y bienes comunes de la comunidad inmobiliaria, donde se denote su situación actual de conservación; modelos, seriales, última labor de mantenimiento, futuros mantenimientos. Recomendamos que a cada área tratada se le haga un reporte.
Reportes sobre los actos de urgente de administración y conservación, y reparaciones menores:
Objetivo general: diseñar una serie de tablas o formatos que permitan describir con lujo de detalles los tipos de actividades administrativas urgentes; de conservación y las reparaciones menores, donde se contengan al menos, los siguientes datos: a) actividad a realizar; b) motivación o justificación para hacerla; c) costos del o los trabajos de conservación o reparaciones menores; d) tiempo de ejecución; responsable de ejecutarlos; e) responsable de la supervisión de la ejecución; f) forma de pago (crédito o financiamiento); g) daños a evitar en el futuro; y de suma y vital importancia: h) descripción de la metodología de realización del acto de urgente administración, conservación o reparación menor, entre los más importantes.
Continuación de los tipos de reportes legales:
Reporte sobre el cumplimiento y la ejecución que de ese cumplimiento se haga de las disposiciones del documento de condominio, su reglamento y los acuerdos de los propietarios:
Objetivo general: Este reporte debe considerarse con base al incumplimiento puntual de tales disposiciones que haga un propietario en el condominio; luego que se presente la falta o irregularidad cometida por un propietario deberá generarse un reporte que contengan: a) quien, cuándo, dónde y cómo la cometió; b) Actividad de la Junta o del Administrador realizada para reparar o denunciar tal falta o irregularidad; c) Daños o consecuencias económicas o morales causadas en contra de la comunidad; de otro propietario o de una tercera persona en la comunidad inmobiliaria; d) Propuesta de sanción o persecución legal.
Continuación de los reportes legales:
Reporte sobre la recaudación de los gastos comunes, no comunes y sobre la administración de la renta que producen las áreas comunes de la comunidad inmobiliaria:
Objetivo general: el o los varios reportes que se generen en el cumplimiento de esta obligación del ente administrador debe contener; a) una clasificación por rubro de los gastos comunes (por ejemplo: electricidad; gas; jardinería y áreas verdes; reparaciones menores; nómina; gastos de seguridad y vigilancia; fondo de reserva; etcétera); y si existieren área comunes arrendadas a favor del condominio, deben indicarse quienes pagan, cuánto pagan por arrendamiento y por supuesto, señalar la concurrencia de esos ingresos en la totalidad de los gastos comunes. Si hubiere superávit por los arrendamientos, debe expresarse su destino, bien depositándolo a favor del fondo de reserva; en la cuenta corriente de la comunidad o distribuyéndolo a favor de los copropietarios, según lo haya dispuesto la asamblea de propietarios.
Continuación de los reportes legales:
Reportes sobre situaciones judiciales:
Objetivo general: informar al ente administrador y a la comunidad de propietarios la marcha y la situación de los asuntos litigiosos en curso ante los tribunales de justicia, y las expectativas que de cada situación judicial se puede esperar.
Reportes relativos a la contabilidad de ingresos y gastos de la administración del inmueble y de su estado financiero.
Objetivo general: informar metódicamente sobre el estado de resultados y el balance general del inmueble.
Continuación de los reportes legales:
Reportes sobre la forma de llevar los libros de: la asamblea de propietarios; actas de la junta de condominio y del libro diario de contabilidad.
Objetivo general: Los reportes sobre estos libros son muy útiles puesto que se trata de crear un formato para informar sobre el “estado de cada uno de ellos” y no sobre el contenido de los mismos, para permitir una rápida ubicación de la información previamente clasificada, de acuerdo a los intereses de las juntas de condominios o del ente administrador.
Continuación de los reportes legales:
Un reporte fundamental para los propietarios:
Reporte anual de la gestión y cuenta anual de la gestión del administrador:
Objetivo general: crear una estructura informativa que contemple tanto la gestión de la junta de condominio o de la comunidad inmobiliaria y que integre también la información contable suministrada por los profesionales de esta área.
Los ocho puntos básicos del reporte de la Junta.
Infraestructura.
Equipos y accesorios.
Área verdes y urbanismo.
Personal del Condominio.
Relación con proveedores de servicios.
Relación entre los copropietarios o “vida comunitaria”.
Aspectos administrativos y financieros.
Situaciones legales: extrajudiciales y judiciales.
Otros Reportes:
Reportes de índole administrativo: estado de la data y archivos físicos y digitales o electrónicos; sobre la nómina del inmueble; situación del régimen de convivencia entre propietarios; dinámica con los proveedores de bienes y servicios; estado de las relaciones con organismos gubernamentales o de carácter privado, entre los más importantes.
Reportes sobre la proyección de gastos para los mantenimientos predictivos y preventivos.
Reportes sobre el control del manejo de divisas extranjeras para integrar la contabilidad.
Los reportes que deben darse entre los distintos miembros principales y suplentes de la Junta de Condominio, de acuerdo a los roles que cada quien ejerce, según lo establecido en el documento de condominio o su reglamento.
Reportes sobre las reuniones de la Junta: las minutas y las agendas de cada reunión.
Reporte sobre las decisiones tomadas por la Junta y del seguimiento a la ejecución de las mismas.
Otros Reportes:
El reporte de la Comisión Electoral para informar sobre la designación de los miembros principales y suplentes de la comunidad inmobiliaria.
Objetivo general: crear un formato por parte del órgano responsable de organizar la elección de los miembros de libre elección en la comunidad inmobiliaria; o bien, la decisión de los puntos que deben ser legalmente tomados por la asamblea de propietarios en el condominio o de comuneros, en la comunidad ordinaria, que permita dar cuenta del acto electoral o decisorio.
La importancia del cruce de información entre los reportes:
Los reportes como herramienta de valoración objetiva en la toma de decisiones de la Junta.
La ecuación: decisión = reporte + soporte.
Los reportes como mecanismo de control efectivo contra la improvisación y manipulación de los circunstanciales miembros de la Junta
El norte de un reporte: informar para un supremo interés comunitario:
La Hoja Informativa
Una propuesta útil para la comunidad inmobiliaria: el reporte hecho noticia a través de su narración escrita:
“LA HOJA INFORMATIVA DE LA COMUNIDAD”
La Hoja Informativa: estructura
Debe ser una “cápsula informativa” para la ubicación rápida para resaltar el contexto más importante del condominio:
Servicios: agua, electricidad, gas, ascensores, seguridad y otros.
Mantenimientos: preventivos y correctivos realizados o en curso.
Cobranza: facturación versus recaudación; control de divisas extranjeras y morosidad.
Horarios de suministro de agua.
Importante en el mes: lo que más destacó: actividad, evento, mantenimiento o servicio.
Reportando por Internet
Los reportes fotográficos, videos y el uso de las redes sociales.
La utilidad de las carteleras en lugares estratégicos de la comunidad:
CONCLUSIONES:
1) todos quienes tienen bajo su responsabilidad legal la administración de cualquier tipo de inmuebles, más allá de un condominio: hotel, posada, restaurant, etcétera, elaboren un “Manual o Batería de Reportes”
2) La Clasificación de los gastos comunes del condominio/ comunidad / establecimiento o negocio debe ser claramente reflejada mensualmente.
3) La Clasificación de la mora de los propietarios permite su tratamiento individual y trazar las estrategias para recuperar dinero.
4) El Control de las actividades de los proveedores y sus costos: se logra creando cuadros de las fechas de las actividades de los proveedores para programarlas y supervisarlas.
5) El Control de pagos a proveedores y sus montos, según las fechas de corte de cuenta o de contratos de servicios permite evitar la suspensión de los servicios y conocer cómo ellos están trabajando.
6) El Control de inventario de insumos del inmueble /establecimiento: para medir su uso, consumo o reposición, costos y proveedores que los surten.
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