Para desarrollar cualquier actividad y aspirar a tener algún tipo de éxito se requiera hacerla siguiendo un plan; una hoja de ruta que de manera lógica contengan las tareas y actividades que se requieren para llegar al objetivo deseado. Si no se cuenta con un plan o si este está diseñado violando principios elementales de la organización, la ley o la productividad humana, no solo no se llegará al objetivo, sino que puede causar daños a terceras personas, a la propia quien lo ejecuta y generará frustraciones y descrédito.
El manejo de un edificio debe ser planificado:
En otras oportunidades hemos recomendado hacer uso de herramientas básicas de distribución de las actividades o funciones de los responsables que intervienen para que la estructura y la administración de un edificio rinda los frutos deseados, a través del diagrama de Gantt. Quienes estén interesados, pueden ubicar esta información en nuestros pasados Procondotips en Curadas.com, también en Igemas.com y en nuestra página web: Procondominios.com.ve. Y dentro de los aspectos esenciales a considerar dentro de esa planificación ocupan una especial importancia todos los referentes a la seguridad de las personas en el inmueble.
El equipamiento de un edificio viene dado por bienes y accesorios de todo género y especie; y los que se refieren a la seguridad física de la estructura y seguridad ciudadana de quienes en él están, tales como sistemas de detección y lucha contra incendios; iluminación; ascensores; cámaras de vigilancia privada entre otros, son de primer orden mantenerlos adecuadamente para brindar la mayor comodidad en la estada de las personas que se relacionan con los inmuebles.
La planificación de los mantenimientos preventivos para que las cosas cumplan con su misión para las cuales fueron diseñadas es la labor de un buen administrador, quien además de proyectar el momento de cuándo deben realizarse, tiene que estimar los costos y la recaudación del dinero que corresponde para darle viabilidad financiera a su gestión. Todo ello, pasa por la actitud responsable de todo propietario de pagar sus gastos comunes a tiempo, porque de lo contrario, aunque el administrador actúe de la forma más eficiente y eficaz, si no se cuenta con los recursos financieros, será imposible evitar la ruina del inmueble.
Costos por no planificar:
Si no se hace una planificación de actividades de los actos de mantenimiento, conservación y administración del inmueble y entre estos últimos la recaudación oportuna de recursos y lucha contra los propietarios en mora para estimular su pago, entonces los costos del manejo del edificio serán cada vez más altos, porque se producirá inevitablemente la ruina de sus cosas y bienes comunes, incluyendo sus áreas y cuando se decida realizar cualquier acto de mantenimiento, ya este no será del tipo preventivo sino que lo será correctivo, lo que tiene asociado otros gastos como la compra de equipos nuevos con sus accesorios y la desincorporación de equipos inservibles. En síntesis, los propietarios deben entender y comprender que los costos de los mantenimientos preventivos tienen una estructura e impacto mucho menor que la de los mantenimientos correctivos; estos últimos imposibles de predecir, o de programar y se presentan siempre en los momentos más inesperados cuando hay mayor demanda por parte de los propietarios y usuarios de un inmueble de las cosas comunes.
El otro costo del mantenimiento correctivo cuando este se presenta y es inevitable por no haber realizado los mantenimientos preventivos en el edificio sobre sus cosas y bienes comunes, es la inflación. Por eso hoy más que nunca se hace imprescindible ahorrar a través de la realización programada de los mantenimientos preventivos para sacarle el máximo provecho al uso racional de los bienes y cosas comunes.
¿Quién hace la planificación de los mantenimientos en el condominio?
La respuesta a esta pregunta parece obvia: el ente administrador del edificio es quien debe realizar la programación de la realización de todos los actos de conservación y mantenimiento, porque es él quien conoce perfectamente el flujo de dinero producto de la recaudación o cobranza que hace mes a mes a los propietarios. Esto le va a permitir saber con precisión la disponibilidad económica para atender la jerarquía de problemas y programar la inversión. Pero cuando coexiste la junta de condominio con el ente administrador designado por la asamblea de propietarios y siendo que este no tenga la disposición jurídica de los fondos por no firmar en las cuentas bancarias del condominio, es allí cuando ambos tienen que ponerse de acuerdo en el protocolo a seguir para evitar que la junta sabotee y perjudique el trabajo del administrador e invada su espacio de acción. Y de acuerdo a nuestra experiencia le recomendamos a los administradores inmobiliarios que establezcan las normas más claras posibles en sus contratos de servicios que han de firmar con las juntas de condominios, que tienen en la comunidad y ante la asamblea de propietarios, la misma condición que ellos: son mandatarios. Esas normas deben indicar la prohibición de la junta de condominio en negar la firma de los cheques o la aprobación de las transferencias electrónicas a proveedores que hayan sido contratados por el administrador en ejercicio de sus funciones, incluso puede establecerse como causa de resolución unilateral del contrato a ser alegada por el administrador, con una penalidad por concepto de indemnización de daños y perjuicios a su favor..
La junta de condominio y el administrador designado por la asamblea de propietarios tienen que establecer el matrimonio más perfecto posible y prevenir y resolver sus controversias de la mejor manera posible, sin causar grandes traumas a la comunidad. Ninguno de los dos se puede erigir en jueces ante cualquier situación que observen en la comunidad. Son entes ejecutivos y más lo es propiamente el administrador, quien debe ejecutar las órdenes dadas por la asamblea de propietarios y las que le impone el documento de condominio, su reglamento de condominio, las leyes de la república y los acuerdos de los copropietarios que hayan sido tomados mediante la realización válida de las asambleas o de las cartas consultas.